Voel jij soms ook het spanningsveld tussen begrenzen en loslaten? In de teams die ik begeleid zijn er altijd wel medewerkers die zich beperkt in hun autonomie voelen, terwijl er tegelijkertijd leidinggevenden zijn die klagen dat er onvoldoende verantwoordelijkheid wordt genomen.
In ons gezin met twee pubers voelen we dit spanningsveld ook regelmatig. Tijdens onze vakantie in Italië waren er regelmatig ‘clashes’ waarin onze pubers om vrijheid vroegen of gewoonweg namen en mijn vrouw en ik de behoefte voelden om deze ruimte enigszins te begrenzen. In onze opvatting ten dienste van onze opvoeding waarin we hen bepaalde normen en waarden willen meegeven en ze leren rekening te houden met elkaars behoeften. Herkenbaar?
Een memorabel moment tijdens onze vakantie was de ongevraagde interventie van een Italiaanse serveerster aan onze tafel toen onze zoon wat bot en stuurs – zoals pubers zo goed kunnen – naar mijn vrouw reageerde. Op een duidelijke en tegelijkertijd zachte wijze wees ze onze zoon terecht met de woorden: “You have to be kind to your mum…” en “if you behave like this, people think you are an ugly boy”, gevolgd door een aai over zijn bol. Zonder weerwoord liet onze zoon het enigszins ongemakkelijk over zich heen komen. Maar ook wij als ouders kregen een welgemeend advies: “Let him grow…” Om er vervolgens aan toe te voegen: “I know, because I have a son of 19 years old…”
Het voelde als ‘spot on’. En is dit ook geen waardevol advies voor een leidinggevende van een team met soms ‘lastige’ medewerkers? Loslaten om hen zelf te kunnen laten groeien en begrenzen waar nodig wanneer zij de afgesproken kaders overschrijden.
Hoe makkelijk vind jij het om ruimte te geven en los te laten? Ik merk dat in organisaties waar zelfsturing of zelforganisatie haar intrede doet leidinggevenden en HR worstelen met de nieuwe rol die van hen verwacht wordt. Wanneer moet ik loslaten en wanneer begrenzen? En dat teams de neiging kunnen hebben om alles zelf te willen doen, terwijl leidinggevende en staf er juist voor zijn om te faciliteren waar wenselijk.
Een paar tips:
- Bepaal met elkaar wat jullie samen voor ogen hebben en waarom– ik noem dat het lonkend perspectief. Dit creëert een gedeelde ‘purpose’ waarop je kunt teruggrijpen wanneer er spanning ontstaat. Nog te vaak worden medewerkers te weinig meegenomen in het waarom en bewust gemaakt van hun eigen belang. Waardoor er actieve of passieve weerstand kan ontstaan. Of wordt er eindeloos gesteggeld over details waarbij de grote lijn en het achterliggende doel uit het oog wordt verloren.
- Geef je team de ruimte om zelf verantwoordelijkheid te nemen over het hoe. Heb vertrouwen en geduld en zit op je handen wanneer je de neiging hebt te snel in te grijpen of ongevraagd advies te geven. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat de verantwoordelijkheid weer snel wordt teruggegeven (‘doe het dan zelf maar…’) en jij zelf hard moet gaan werken.
- Stel als leidinggevende wel kaders en grenzen waarbinnen geacteerd moet worden. Medewerkers willen vaak juist graag kaders hebben, dit geeft hen houvast.
- Spreek betrokkenen erop aan wanneer de afgesproken grenzen overschreden worden. Doe je dit niet, dan worden deze grenzen ook niet serieus genomen. Ga met elkaar het dialoog aan over de oorzaak van grensoverschrijdend gedrag en hoe dit in de toekomst te voorkomen.
- Nodig je team uit om hulp te vragen wanneer wenselijk. Teams vinden vaak dat ze het zelf moeten kunnen, terwijl het vragen en aannemen van hulp vaak tot een beter resultaat met minder moeite leidt. Verstrek hulp niet alleen in woorden, maar ook in daden wanneer hierom gevraagd wordt. Als je in gebreke blijft, dan schaadt dit het vertrouwen.
- Maak afspraken over hoe en wanneer de voortgang te monitoren. Evalueer regelmatig en bepaal samen wat er vervolgens nodig is voor verbetering.
Misschien voor de hand liggende tips, maar als ouder weet ik hoe moeilijk het soms is om deze handvatten altijd in de praktijk te brengen. Hoe is dat bij jou?
Met dank aan de Italiaanse serveerster ben ik in ieder geval een geheugensteuntje rijker: Let them grow…
